Comment j'ai automatisé le suivi des dépenses de mon assistant avec l'IA

Avant la mise en place du nouveau système, le processus de suivi des dépenses était très inefficace et chronophage. Voici un aperçu de l'ancien processus :

• Nina demandait des captures d'écran des transactions hebdomadaires au PDG.
• Le PDG envoyait les captures d'écran, que Nina devait ensuite traiter manuellement.
• Nina utilisait l'OCR iOS ou Mac OS pour extraire le texte des captures d'écran.
• Elle utilisait ensuite un prompt ChatGPT préécrit pour classer les dépenses et mettre en forme les données.
• Enfin, Nina entrait manuellement chaque dépense dans une base de données Notion.

Ce processus prenait à Nina un minimum de 2 heures par semaine pour être complété. Le PDG n'était pas conscient du véritable temps investi et pensait qu'il s'agissait d'une tâche beaucoup plus rapide.

Au cours des derniers mois, j'ai révolutionné et rationalisé le système de suivi de mes dépenses. L'élément clé de cette construction est l'intégration de GPT Vision, qui permet un processus largement automatisé.

Voici comment fonctionne le nouveau système :

1. Ma banque envoie des notifications SMS automatiques pour chaque transaction, que je capture d'écran et envoie à mon assistante Nina.
2. Nina télécharge les captures d'écran sur un chatbot WhatsApp que j'ai créé à l'aide de Voiceflow. Ce chatbot utilise GPT Vision pour extraire les détails de la transaction à partir des images.
3. Les données extraites sont ensuite automatiquement ajoutées à une base de données Notion, où elles sont affichées dans un graphique pour une visualisation facile de mes dépenses mensuelles.

Le nouveau système a considérablement réduit le temps et les efforts nécessaires pour suivre mes dépenses. Auparavant, il fallait à Nina jusqu'à 2 heures par semaine pour traiter manuellement les transactions. Maintenant, le processus est largement automatisé, Nina n'ayant plus qu'à télécharger les captures d'écran et à vérifier les données.

La clé de cette construction est l'intégration de GPT Vision et de WhatsApp à l'aide de Voiceflow. Voici comment cela fonctionne :

1. La banque envoie des notifications SMS automatiques pour chaque transaction, que je capture d'écran et envoie à mon assistante Nina.
2. Nina télécharge les captures d'écran sur un numéro WhatsApp connecté au chatbot Voiceflow.
3. Le chatbot Voiceflow utilise une fonction personnalisée de Flowbridge pour s'intégrer à l'API Vision d'OpenAI et extraire les détails de la transaction à partir de l'image.
4. Les données extraites sont ensuite envoyées à une automation Make.com, qui ajoute chaque transaction sous forme de ligne dans mon suivi des dépenses Notion.

Le chatbot Voiceflow gère tout le processus, de la réception de l'entrée image à la catégorisation des transactions et à la mise à jour de la base de données Notion. Cela rationalise le flux de travail de suivi des dépenses et fait gagner à Nina un temps considérable par rapport à l'ancien processus manuel.

Les principaux enseignements de ce projet sont :

• L'automatisation du suivi des dépenses peut faire gagner un temps et des efforts considérables. Le nouveau système s'appuie sur GPT Vision et l'intégration à WhatsApp pour rationaliser le processus.
• La construction de solutions IA personnalisées pour résoudre des problèmes personnels peut conduire à des expériences d'apprentissage précieuses et à des compétences transférables.
• Suivre sa propre curiosité et "gratter sa propre démangeaison" est un moyen efficace d'acquérir une expérience pratique avec l'IA et d'autres technologies.
• Les ressources et modèles utilisés dans ce projet, y compris le modèle VoiceFlow et l'automation Make.com, seront partagés dans la communauté en ligne gratuite du créateur pour que d'autres puissent les utiliser.
• L'amélioration continue du système, comme l'ajout d'un suivi des dépenses par catégorie, peut encore améliorer les fonctionnalités et l'utilité de la solution.
• Le projet montre comment l'IA peut être intégrée dans les workflows personnels pour accroître la productivité et l'efficacité.