AI로 비서의 경비 추적을 자동화한 방법

새로운 시스템을 구현하기 전에 경비 추적 프로세스는 매우 비효율적이고 시간 소모적이었습니다. 이전 프로세스의 개요는 다음과 같습니다:

• 닌아는 CEO에게 주간 거래 내역의 스크린샷을 요청했습니다.
• CEO가 스크린샷을 보내면 닌아가 수동으로 처리해야 했습니다.
• 닌아는 iOS 또는 Mac OS OCR을 사용하여 스크린샷에서 텍스트를 추출했습니다.
• 그런 다음 사전 작성된 ChatGPT 프롬프트를 사용하여 경비를 분류하고 데이터를 형식화했습니다.
• 마지막으로 닌아는 각 경비를 Notion 데이터베이스에 수동으로 입력했습니다.

이 프로세스를 완료하는 데 닌아가 최소 1주일에 2시간이 소요되었습니다. CEO는 실제 소요 시간을 인식하지 못하고 훨씬 더 빠른 작업이라고 생각했습니다.

이전 시스템의 주요 문제점은 데이터 추출, 분류, Notion 입력의 수동 처리였습니다. 이는 지루하고 오류가 발생하기 쉬운 프로세스로 닌아의 생산성과 CEO의 경비 가시성에 상당한 영향을 미쳤습니다.

지난 몇 개월 동안 나는 경비 추적 시스템을 혁신하고 간소화했습니다. 이 구축의 핵심 요소는 GPT Vision 통합으로, 대부분 자동화된 프로세스를 가능하게 합니다.

새로운 시스템의 작동 방식은 다음과 같습니다:

1. 내 은행이 각 거래에 대한 자동 SMS 알림을 보내면 나는 이를 스크린샷하여 내 비서 닌아에게 보냅니다.
2. 닌아는 스크린샷을 Voiceflow로 만든 WhatsApp 채팅봇에 업로드합니다. 이 채팅봇은 GPT Vision을 활용하여 이미지에서 거래 세부 정보를 추출합니다.
3. 추출된 데이터는 자동으로 Notion 데이터베이스에 추가되어 월별 지출 현황을 차트로 표시합니다.

새로운 시스템을 통해 경비 추적에 필요한 시간과 노력이 크게 줄었습니다. 이전에는 닌아가 주당 최대 2시간을 거래를 수동으로 처리하는 데 소요했습니다. 이제는 대부분 자동화되어 닌아가 스크린샷을 업로드하고 데이터를 확인하는 것만으로 충분합니다.

GPT Vision 통합이 이 간소화된 접근 방식의 핵심입니다. Voiceflow 함수를 사용하여 OpenAI Vision API를 내 WhatsApp 채팅봇에 쉽게 통합할 수 있어, 경비 스크린샷에서 필요한 정보를 추출할 수 있습니다.

이 프로젝트는 개인 재무 관리를 개선할 뿐만 아니라 GPT Vision과 같은 AI 기술을 활용하여 다양한 작업을 자동화하는 방법을 보여줍니다. 나는 이 구축에 사용된 모든 템플릿과 리소스를 내 무료 온라인 커뮤니티에 공유했으니 관심 있는 분들은 확인해보시기 바랍니다.

이 구축의 핵심은 Voiceflow를 통한 GPT Vision과 WhatsApp의 통합입니다. 작동 방식은 다음과 같습니다:

1. 은행이 각 거래에 대한 자동 SMS 알림을 보내면 나는 이를 스크린샷하여 내 비서 닌아에게 보냅니다.
2. 닌아는 스크린샷을 Voiceflow 채팅봇이 연결된 WhatsApp 번호에 업로드합니다.
3. Voiceflow 채팅봇은 Flowbridge의 사용자 정의 기능을 사용하여 OpenAI Vision API와 통합하고 이미지에서 거래 세부 정보를 추출합니다.
4. 추출된 데이터는 Make.com 자동화로 전송되어 각 거래가 내 Notion 경비 추적기의 행으로 추가됩니다.

Voiceflow 채팅봇은 이미지 입력 수신부터 거래 분류, Notion 데이터베이스 업데이트까지 전체 프로세스를 처리합니다. 이를 통해 경비 추적 워크플로우가 간소화되어 이전 수동 프로세스에 비해 닌아의 시간이 크게 절감됩니다.

이 구축의 핵심 구성 요소는 다음과 같습니다:

1. Voiceflow: WhatsApp 채팅봇 인터페이스 생성 및 GPT Vision 기능 통합에 사용됩니다.
2. Flowbridge: Voiceflow와 OpenAI Vision API를 쉽게 연결하고 이미지와 같은 비텍스트 입력을 처리하는 사용자 정의 기능을 제공합니다.
3. Make.com: 추출된 거래 데이터를 Notion 경비 추적기에 추가하는 프로세스를 자동화합니다.

이러한 도구를 활용하여 나는 매우 효율적이고 자동화된 경비 추적 시스템을 만들어 내 비서 닌아의 시간과 노력을 크게 줄였습니다. 이 프로젝트는 개인 또는 비즈니스 용도로 AI 기반 솔루션을 구축하는 방법을 보여주는 좋은 사례입니다.

이 프로젝트의 핵심 요점은 다음과 같습니다:

• 경비 추적 자동화를 통해 상당한 시간과 노력을 절감할 수 있습니다. 새로운 시스템은 GPT Vision과 WhatsApp 통합을 활용하여 프로세스를 간소화했습니다.
• 개인적인 문제를 해결하기 위해 맞춤형 AI 솔루션을 구축하면 귀중한 학습 경험과 전이 가능한 기술을 얻을 수 있습니다.
• 자신의 호기심을 따르고 "자신의 문제를 해결"하는 것은 AI 및 기타 기술 실무 경험을 쌓는 효과적인 방법입니다.
• 이 프로젝트에 사용된 리소스와 템플릿(Voiceflow 템플릿, Make.com 자동화 등)은 창작자의 무료 온라인 커뮤니티에서 공유될 예정입니다.
• 범주별 경비 추적 등 시스템을 지속적으로 개선하면 솔루션의 기능과 유용성을 더욱 높일 수 있습니다.
• 이 프로젝트는 AI를 개인 워크플로에 통합하여 생산성과 효율성을 높일 수 있음을 보여줍니다.