Cách tôi tự động hóa việc theo dõi chi phí của Trợ lý của mình bằng AI

Trước khi triển khai hệ thống mới, quy trình theo dõi chi phí rất kém hiệu quả và tốn thời gian. Dưới đây là chi tiết về quy trình cũ:

• Nina sẽ yêu cầu chụp màn hình các giao dịch hàng tuần từ CEO.
• CEO sẽ gửi các ảnh chụp màn hình, sau đó Nina phải xử lý thủ công.
• Nina sẽ sử dụng OCR trên iOS hoặc Mac OS để trích xuất văn bản từ các ảnh chụp màn hình.
• Sau đó, cô ấy sẽ sử dụng một lời nhắc ChatGPT đã viết sẵn để phân loại các khoản chi phí và định dạng dữ liệu.
• Cuối cùng, Nina sẽ thủ công nhập từng khoản chi phí vào cơ sở dữ liệu Notion.

Quy trình này mất ít nhất 2 giờ mỗi tuần để hoàn thành. CEO không biết về thời gian đầu tư thực sự cần thiết và nghĩ rằng đây là một nhiệm vụ nhanh hơn nhiều.

Trong vài tháng qua, tôi đã cách mạng hóa và tinh gọn hệ thống theo dõi chi phí của mình. Thành phần then chốt của việc xây dựng này là tích hợp GPT Vision, cho phép một quy trình tự động hóa lớn.

Đây là cách thức hoạt động của hệ thống mới:

1. Ngân hàng của tôi gửi thông báo SMS tự động cho mỗi giao dịch, tôi chụp màn hình và gửi cho trợ lý Nina.
2. Nina tải các ảnh chụp màn hình lên một chatbot WhatsApp mà tôi đã tạo bằng Voiceflow. Chatbot này sử dụng GPT Vision để trích xuất chi tiết giao dịch từ các hình ảnh.
3. Dữ liệu được trích xuất sau đó được tự động thêm vào cơ sở dữ liệu Notion, nơi nó được hiển thị dưới dạng biểu đồ để dễ dàng theo dõi chi tiêu hàng tháng của tôi.

Hệ thống mới đã giảm đáng kể thời gian và nỗ lực cần thiết để theo dõi chi phí của tôi. Trước đây, Nina mất tới 2 giờ mỗi tuần để xử lý thủ công các giao dịch. Bây giờ, quy trình đã được tự động hóa lớn, với Nina chỉ cần tải ảnh chụp màn hình và xác minh dữ liệu.

Việc tích hợp GPT Vision là chìa khóa cho cách tiếp cận tinh gọn này. Bằng cách sử dụng một chức năng tùy chỉnh của Voiceflow, tôi có thể dễ dàng tích hợp API Vision của OpenAI vào chatbot WhatsApp của mình, cho phép nó trích xuất thông tin cần thiết từ các ảnh chụp chi phí.

Chìa khóa của việc xây dựng này là tích hợp GPT Vision và WhatsApp bằng cách sử dụng Voiceflow. Đây là cách thức hoạt động:

1. Ngân hàng gửi thông báo SMS tự động cho mỗi giao dịch, tôi chụp màn hình và gửi cho trợ lý Nina.
2. Nina tải các ảnh chụp màn hình lên một số WhatsApp được kết nối với chatbot Voiceflow.
3. Chatbot Voiceflow sử dụng một chức năng tùy chỉnh từ Flowbridge để tích hợp với API Vision của OpenAI và trích xuất chi tiết giao dịch từ hình ảnh.
4. Dữ liệu được trích xuất sau đó được gửi đến tự động hóa Make.com, nơi thêm mỗi giao dịch như một hàng trong bộ theo dõi chi phí Notion của tôi.

Chatbot Voiceflow xử lý toàn bộ quy trình, từ nhận đầu vào hình ảnh đến phân loại các giao dịch và cập nhật cơ sở dữ liệu Notion. Điều này tinh gọn quy trình theo dõi chi phí và tiết kiệm đáng kể thời gian của Nina so với quy trình thủ công trước đây.

Thành phần then chốt của việc xây dựng này là:

1. Voiceflow: Được sử dụng để tạo giao diện chatbot WhatsApp và tích hợp chức năng GPT Vision.
2. Flowbridge: Cung cấp một chức năng tùy chỉnh để dễ dàng kết nối Voiceflow với API Vision của OpenAI và xử lý đầu vào không phải là văn bản như hình ảnh.
3. Make.com: Tự động hóa quá trình thêm dữ liệu giao dịch được trích xuất vào bộ theo dõi chi phí Notion.

Bằng cách sử dụng các công cụ này, tôi đã có thể tạo ra một hệ thống theo dõi chi phí hiệu quả và tự động hóa cao, giảm thời gian và nỗ lực cần thiết từ trợ lý Nina. Dự án này là một ví dụ tuyệt vời về cách bạn có thể sử dụng sự tò mò và kỹ năng giải quyết vấn đề của riêng mình để xây dựng các giải pháp được hỗ trợ bởi AI cho mục đích cá nhân hoặc kinh doanh.

Các bài học chính từ dự án này là:

• Tự động hóa theo dõi chi phí có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và nỗ lực. Hệ thống mới sử dụng GPT Vision và tích hợp với WhatsApp để tinh gọn quy trình.
• Xây dựng các giải pháp AI tùy chỉnh để giải quyết các vấn đề cá nhân có thể dẫn đến những trải nghiệm học tập có giá trị và các kỹ năng có thể chuyển giao.
• Theo đuổi sự tò mò và "giải quyết vấn đề của chính mình" là một cách hiệu quả để có được kinh nghiệm thực tế với AI và các công nghệ khác.
• Các tài nguyên và mẫu được sử dụng trong dự án này, bao gồm mẫu VoiceFlow và tự động hóa Make.com, sẽ được chia sẻ trong cộng đồng trực tuyến miễn phí của người sáng tạo để người khác sử dụng.
• Liên tục cải thiện hệ thống, chẳng hạn như thêm theo dõi chi phí dựa trên danh mục, có thể nâng cao thêm chức năng và tính hữu ích của giải pháp.
• Dự án này chứng minh cách AI có thể được tích hợp vào các quy trình công việc cá nhân để tăng năng suất và hiệu quả.